Besprechungen effizient gestalten

Kein Unternehmen, keine Organisation kommt ohne sie aus: Besprechungen, Workshops, Meetings, Konferenzen, Klausuren, Sitzungen, Treffen und Tagungen sind eine wichtige Form der Kommunikation. Entweder zwischen Kollegen und Führungskräften innerhalb der eigenen Abteilung und über Abteilungsgrenzen hinweg oder mit Kunden und Lieferanten. Dabei liegt der Zweck einer Besprechung im Informationsaustausch, in einer Problemlösung oder im Finden einer Entscheidung. Untersuchungen zeigen, dass viele Mitarbeiter bis zu 60 % ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen. Umso wichtiger ist es, diese Zeit effektiv zu nutzen.

Termine: 07. - 08.04. und 15. - 16.09.2015

Ort: Hotel Caroline Mathilde, Celle

Zeiten: Freitag 10.00 – 18.00 Uhr; Samstag 9.00 – 16.00 Uhr

Tagungsverpflegung pro Tag: 2 Kaffeepausen, Tagungsgetränke, Mittagssnack und Abendessen

Sie lernen Besprechung zu planen und souverän zu leiten. Sie werden in der Lage sein, Diskussionen in Besprechungen zielorientiert zu moderieren und dadurch konkrete Ergebnisse erreichen. Außerdem erfahren Sie, was Sie im Umgang mit unterschiedlichen Teilnehmern beachten sollten, wie effektiv protokolliert wird, und wie Sie Ihre Besprechungen sinnvoll nachbereiten. So wird der Fokus in Ihren Meetings zukünftig auf wirklich wichtige Aufgaben gelenkt und der Verlauf dadurch für alle Beteiligten motivierender.

Workshopinhalte:

Besprechungsvorbereitung

Inhaltliche und mentale Vorbereitung
Analyse der Zielgruppe und der Arbeitsziele
Erstellung der Agenda
Gestaltung der Einladungen

Besprechungsdurchführung

Aufgaben des Besprechungsleiters
Ziel- und Situationsbeschreibung
Visualisierung und Einsatz von Medien
Ideensammlung und –strukturierung
Durchführungsplanung der Ergebnisse
Besprechungsende

Kommunikation als Steuerungsinstrument

Optimale Gesprächsführung
Missverständnisse vermeiden durch aktives Zuhören
Körpersprache und Ausstrahlung
Die eigene Stimme gezielt einsetzen
Lenken durch Fragetechniken

Schwierige Besprechungssituationen

Umgang mit unterschiedlichen Teilnehmern
Kommunikation mit unkooperativen Gesprächspartnern
Übungen zu schwierigen Gesprächssituationen
Improvisation bei Organisationsproblemen

Effektive Protokollierung

Protokollarten
Rolle des Protokollanten
Nutzen von Ergebnisprotokollen
To-do Listen zur Ergebnisumsetzung
Nachbereitung und Controlling

Wie nehmen uns zwei Tage Zeit! Ich bin stolz darauf, Sie zu inspirieren und Sie auf dieser spannenden Reise zu begleiten!

Transfer in die Praxis:

Konkreter Ziel- und Umsetzungsplan – Grundlage für das Telefoncoaching
Was konkret setze ich, ab wann, in die Praxis um?
Welche Vorteile habe ich, wenn ich meine Ziele in die Praxis umsetze?
Woran merke ich, dass ich meine Ziele umsetze?
Welche Unterstützung (Tools, Personen etc.) brauche ich, um meine Ziele umzusetzen?
Welche äußeren und inneren Widerstände könnten auftreten?
Wie gehe ich mit diesen Widerständen um?

"Das beste Mittel gegen eine übermäßige Ausdehnung von Sitzungen ist, sie eine halbe Stunde vor der Mittagspause oder vor Dienstschluss anzusetzen. Niemand hört sich so gern reden, dass er deshalb auf Freizeit verzichtet." Unbekannt